אבולוציה או רבולוציה Evolution or revolution
אבולוציה או רבולוציה Evolution or revolution
קישור לפרסום בשרשרת האספקה - במקור
לא פעם אני נקרא לייעץ לארגונים שהגיעו למשבר בתהליכי התפעול בכלל ובתהליכי העבודה במחסנים בפרט, לארגונים שכלו כוחותיהם ואבריהם נמתחו כמעט עד פקיעה, בדרך כלל מדובר בארגונים שגדלו והתפתחו ללא התאמת תהליכים וללא הנדסת שיטות אלא על ידי הכפלת מקדמים.
מה היא הכפלת מקדמים ?
בארגונים קטנים העובדים בדרך כלל מבצעים מספר תפקידים, ארגונים בהם הבוס ו/או ילדיו הפעילו את העסק ופיתחו שיטות לעבודה, הכל היה טוב עד שהעבודה גדלה, גדלה עד שהפכה להיות בלתי אפשרית ולעיתים בלתי אנושית, במקרים כאלה הפתרון היה כמעט תמיד בגיוס עובד לעזרה, עובד שיבצע בדיוק את אותה עבודה באותה דרך ובאותה שיטה, הכפלת מקדמים כבר אמרנו ?
איך זה קורה ?
בדרך כלל בארגון מתפתח לא מכינים יכולת לפני שנוצרת דרישה, בדרך כלל אין תכנון אסטרטגי לארגונים קטנים, הם גדלים ככל שהדרישה גדלה או השוק שלהם גדל, ורק כשעומס העבודה עולה (וברור להם שלא מדובר בעליה זמנית) עד כדי כמעט חוסר יכולת לבצעה - רק אז, מוסיפים כוח עזר, וגם כאן פשוט מלמדים את מה שעובד, אין הנדסת שיטות מחודשת או חכמה אלא הכפלת מקדמים.
לא יעיל, לא חכם ולעיתים אפילו לא יודעים שאפשר אחרת, אבל זה עובד, עובד עד קו מסוים, עובד כי משקעים כוחות ללא חשבון, כי נוצרה שיטה, נוצרים כללים ונוצר מענה לעומס.
במקרים אלו התהליכים והכללים הם תוצר של פתרונות בין אנשים, פתרונות יצירתיים לכאורה, פתרונות שהפכו להרגלים שמסוכמים ומבוצעים בהסכמה, כאלה שהוטמעו ונשמרים בקנאות כמשהו שעובד, ונדמה שכל תזוזה בהם מפירה את האיזון ומערערת את הביטחון למייסדים.
הכל עובד עד ש ... עד שאי אפשר להכיל את זה יותר.
מה עושים ?
קודם כל מבינים שיש בעיה, מבינים שנדרש שינוי.
שינוי
ההבנה כי צריך שינוי, תהליכי השינוי עצמם וכל המהלך[1] לביצוע השינוי דורש תעצומות גדולות ומשאבים, דורש תוכנית ונחישות רבה, דורש מנהיגים שמסוגלים להוליך מהלך כזה, דורש זמן.
תכננתי והובלתי לא מעט שינויים במהלך הקריירה המקצועית שלי, דבר אחד אוכל לומר בוודאות, מדובר בעבודה רבה ולא פשוטה, בעיקר כי לא קל לשנות הרגלים, בכולם ללא יוצא מהכלל - הדרישה והציפייה היא לתוצאות מיידיות, גם אם לא יגידו, לאף אחד כמעט אין את הסבלנות הנדרשת לביצוע מהלך, אבולוציוני מתפתח ומופנם, למעשה, כולם מצפים ל "רבולוציה".
להלן ציטוט מאחת מכתבותיי בעבר בנושא ביצוע שינויים "ניהול פרויקטים" פרק שישי - בו התייחסתי לנושא:
......... אנו נדרשים לא מעט פעמים לבנות תהליכים ו/או לשנותם, ידוע כי כל הטמעה של שינוי תהליכי כרוכה בשינוי התנהגות של מנהלים ועובדים בארגון.
במידה והשינוי ההתנהגותי לא מופנם ומוטמע כסטנדרט חדש – זמן קצר לאחר מכן, כשהמיקוד מתהליך השינוי יורד – הארגון חוזר להתנהגותו הקודמת.
הסטטיסטיקה מספרת לנו כי כ 70% מיוזמות השינוי נכשלות, לכן – נדרש שאת השינוי יובילו מנהיגים אמיצים, בין אם מתוך הארגון ובין אם מחוצה לו.
יש לנהל את השינוי כפרויקט, זה הכרחי, אך זה לא מספיק, כדי שהשינוי יצליח נדרש להתייחס גם להיבטים האנושיים הכרוכים בשינוי, הפליא לכתוב בנושא הפסיכולוג הארגוני - קורט לוין[2] בגישתו ושיטתו לניהול שינוי, (למרות השנים, שיטתו עדיין משמשת כמודל מוביל)
לשיטתו של לוין, שלב תכנון השינוי כולל התייחסות ומענה על חמשת השאלות הבאות :
יש לקבוע לאן רוצים להגיע, לקבוע את המצב הסופי, את זה שיהיה לאחר השינוי, את זה ליישם כמטרות אותן נרצה להשיג בתהליך השינוי.
יש לבצע הערכת מצב נוכחי - הדבר נדרש בכדי לקבוע מה צריך לעשות על מנת להשיג את השינוי הרצוי.
יש לקבוע מה צריך לשנות - על פי הערכת המצב הנוכחית מול המצב הרצוי לאחר השינוי.
יש לקבוע מהם המשאבים והכלים הדרושים לביצוע השינוי - ולהעמידם לרשות המבצע.
יש לברר מהם הכוחות התומכים או המתנגדים לשינוי - לבצע הערכה מי בעד השינוי, ומי יכול להתנגד לו ולפעול לשיכוך ולהגדלת הצלחתו.
ארבעת השאלות הראשונות הן קלסיות, הם נעשות כחלק מאבחון המצב הקיים וההיערכות לקראת המצב החדש אליו נרצה להגיע, באופן טבעי משקיעים פחות תשומת לב לשאלה החמישית ועליה נרחיב :
מי בעד השינוי ומי נגד השינוי ?
על פי לוין,
עלינו לזהות את הכוחות המסייעים לשינוי ואת אלה שנגדו, בדומה לכוחות הפועלים בפיזיקה, בכדי לשנות את מאזן הכוחות צריך לחזק צד אחד, או להחליש את הצד השני, או גם וגם, ההנהלה חייבת לנקוט עמדה פעילה ומעשית בנושא.
ישנן טכניקות מגוונות להחלשת הכוחות הבולמים, החל משכנוע בתועלת השינוי ועד לאיומים בסנקציות אם לא ישנו את דעתם.
באופן דומה ניתן לחזק את הכוחות המסייעים על ידי תמיכה פומבית ומתן/אישור המשאבים, גם טכניקות אלה ידועות היטב.
כאמור, חלק מתכנון תהליך השינוי הוא בזיהוי הכוחות הבולמים והכוחות המסייעים, כמו כן יש לאמוד את העוצמה של כל כוח וכוח, דוגמאות לכוחות מסייעים הם מתן תמיכה אקטיבית במהלך, הסברת ההיגיון שבו ושכנוע, מו"מ עד להגעה להסכמה וכו.. עד כי לפעמים נדרשת כפיית רצונה של ההנהלה בשינוי.
הכוחות הבולמים לעומתם, מעדיפים אינרציה וקיבעון של המצב הקיים, מתנגדים בכירים יכולים לבלום שינוי על ידי אי שחרור משאבים וזמן, תעדוף נמוך ו/או הבעת אי-שביעות רצון מהשינוי הנדרש באופן פעיל עד כדי כך שכתוצאה מכך עובדיהם לא ישתפו פעולה עם תהליך השינוי.
עד כאן הציטוט מהכתבה.
כשארגון מגיע לתובנה כי נדרש שינוי, רמת הציפייה כאמור היא שינוי שייתן פתרון מיידי או שתוצאותיו יהיו מידיים, הציפייה היא ל"רבולוציה".
רבולוציה בעניינינו היא בהגדרה - שינוי חד קיצוני ומיידי.
שינוי כזה אינו נכון למהלך המורכב ממספר תהליכים או לתהליך שהוא חלק משרשרת ומושפע מהתהליך הבא לפניו ומשפיע על התהליך הבא אחריו, שינוי כזה יש לחולל באופן אבולוציוני.
אבולוציה בעניינינו היא בהגדרה - תהליך של שינוי מתמשך ממצב פשוט יותר או גרוע יותר למצב מורכב יותר או טוב יותר, וזה חברים - מהלך, מהלך הדורש זמן ושינוי הרגלים.
ניתן לחולל "רבולוציה" אך לכך ישנן מספר הזדמנויות כמו לדוגמה מעבר למקום חדש, הכנסת מערכת חדשה, הקמת מחלקה חדשה מכונה חדשה וכו..
או רצון הבעלים ויכולתו לספוג שינוי או מהפך ברמת רבולוציה על כל המשתמע מכך.
לרוב, בארגונים בהם מתנהלים מספר תהליכים במקביל, תהליכים המושפעים ומשפיעים בתורם על מכלול יצירה - נדרש לבצע "אבולוציה".
כאמור, כמעט תמיד בכל מהלך כזה מצפים לרבולוציה, אבל תמיד דרושה אבולוציה, במיוחד בארגונים עם פעילות אינטנסיבית, פעילות שלא משאירה זמן לטעויות.
בצמתים החשובים נמצאים עובדים ה"חוששים" מהשינוי, לאלה כאמור דרוש זמן, והזמן נמצא בתהליך מתמשך המשנה ובונה הרגלים חדשים בקצב הנתפס ומתקבע מחדש, באופן בו התהליך ותוצריו השתנו והתקבעו, השתנו ולא חזרו אחורה, "לאט" אבל בטוח, לא כל כך לאט אבל בהחלט בטוח.
אני נמצא בימים אלו בסיומו של מהלך ששינה מקצה לקצה את מערכת התפעול של הארגון, השינוי כל כך התקבע עד כי אף אחד לא זוכר מה היה קודם, כל זה לאחר פחות מחצי שנה, המהלך טרם הושלם אך תוצריו ותוצאותיו כבר ברורים.
אז זכרו, לארגון שבא להיות כאן עוד שנים רבות, השקעה של שנה "בתהליך אבולוציוני" של כלל מחלקותיו - זהו זמן קצר השווה כל דקה.
שעיה כליף
הנדסת שיטות ותהליכים תפעוליים.052-6625066