מערכות המידע בשירות שרשרת האספקה וחברות מיקור החוץ

קישור לפרסום המאמר במגזין שרשרת האספקה

מערכת המידע בשירות שרשרת האספקה וחברות מיקור החוץ

תהליך ההתפתחות של מערכות ניהול המידע (ERP - Enterprise Resource Planning) שהחל קצת לפני יותר מ 30 שנים לערך, היה המשך טבעי לתנופת המחשוב שהחלה לפעום, ולמלא את הצורך המתעורר בעסקים לפתרונות טכנולוגיים ולטיפול במידע, השיטה הייתה בתחילתה לא "מהונדסת", היא בעצם הייתה העתק של השיטה הידנית והפיכתה לממוחשבת, תהליך המחשוב בהחלט עורר בתחילה בכמה מקומות התנגדות, התנגדות שבאופן טבעי מלווה שינויים, רוב המשתמשים לא הבינו למה צריך להתעכב ולמלא תעודה ממוחשבת כשאפשר לכתוב אותה ברבע זמן ידנית, מאז ועד היום ... הכל היסטוריה.

בכל מקרה, תהליך התפתחות מערכות ניהול המידע, נתן בתחילת הדרך את עיקר המענה להנהלת החשבונות ובדרך אגב למכירות, לכן, בתחילה, ברוב המקרים היו מעורבים בעיקר רואי החשבון ומנהלי הכספים, הן בארגונים מקבלי השירות והן אצל החברות המפתחות, תוכנת ניהול המידע נתנה הקלה משמעותית באיסוף ועיבוד הנתונים, בניהול הספרים, בדוחות הכספיים וברמת דיוקם.

ארגונים החלו להתפתח והפכו לרשתות, הצורך להתייעל צמצם אותם למטה משותף עם מרכז וסניפים, הקשר בניהם, ואיסוף הנתונים, הפך להיות גורם מכריע ביכולת הארגון להתמקצע, להגיב, להתייעל ולהיות גורם משפיע בתחרות על כל לקוח, הדבר עוד העצים עם התפתחות טכנולוגיית קווי התקשורת והעברת הנתונים, הכל הפך להיות אפשרי, תוכנת הניהול אם כך - החלה להתגבש כגרעין מרכזי בכל ארגון.

תהליך התפתחות מערכות המידע השאיר קצת מאחור את הטיפול בניהול המחסן והמלאי, רוב תוכנות הניהול טיפלו בחלק הזה באופן כללי ובסיסי בלבד, שוב, לא מהונדס אלא העתק השיטה הידנית, עם הזמן ועם התפתחות הצרכים, יחד עם השינויים שחלו בהרגלי הצריכה והלחץ על הארגונים לספק הרבה במהירות ובזול, החלה להיווצר דרישה טבעית ומתגברת בצורך בפתרונות מתקדמים וטובים יותר בניהול המחסנים והמלאי, מה שהיה - לא הספיק.

כך, הצורך בפתרון טוב יותר, והוואקום בתוכנות הניהול בנושא - הוליד פיתוח של מערכות לניהול מחסנים - WMS (Warehouse Managing System)

מערכות ה WMS התפתחו כאמור כישויות נפרדות ממערכות המידע ונתנו מענה ופתרון לניהול מחסנים ומלאי, במקביל עם התפתחות תוכנות ה WMS התפתחו כלי העבודה התומכים, כלים כמו מסופונים, סורקים, מדפסות, ציוד עזר, עגלות ליקוט ופתרונות טכניים ואוטומטים נוספים שפיתחו כלים במקביל לצורך וכפתרון, הדבר בא לידי ביטוי בעיקר במחסנים גדולים ובתנועות גדולות, ובעיקר כמענה לצורך לטפל בכמות גדולה של מידע הקשור להזמנות לקוח, למלאי ולאספקה, בכך, טיפלו בתנועות, יצרו אופטימיזציה בליקוט ובאחסון ופתרו את בעיות ניהול מסות הנתונים, יתרה מכך, אפילו סיפקו תצוגה גרפית ומוחשית ומדדו ביצועים, ונראה היה כי השמיים הם הגבול.

כאמור, מערכות ניהול המחסנים (WMS) מטפלות במידע נוכחי ובאופטימיזציה של תנועות, שוב, בשונה ממערכות ה ERP שראו את כלל צרכי הארגון בהקשר זה, ראו הזמנות פתוחות ותאריכים מבוקשים,

שידעו לתכנן קדימה, להפעיל תהליכי MRP (Material requirements planning) ולתת מבט רחב וכולל, ככלל, במערכות ERP תנועה לוגיסטית תמיד גוררת תנועה פיננסית, בהם באופן טבעי השורות בתעודת המשלוח הם בסיס לחשבונית, לעומת מערכות ה WMS בהן אין תנועה פיננסית כלל - ברור כי הם לעולם לא יכלו לתפקד אלא כחלק משלים ומתבקש ל ERP, ובוודאי לא כמערכת העונה על צרכי הארגון מחוץ למחסן.

באופן טבעי, כמענה לצורך שנוצר, החלו בארגונים לשלב ולקשר את מערכת ה WMS למערכת המידע של הארגון, יתרה מכך, ארגונים מיצבו את עצמם על ידי שימוש במערכת WMS, הטכנולוגיה שימשה כאן גם כסמן לקידמה ותרמה למיצובו של הארגון.

במקביל החלו להתפתח גם מערכות הפצה משלימות, הטכנולוגיה העמידה משטח עם מכלול אפשרויות, לכאורה, נותר רק לחבר את הקצוות וליצור מעטפת מושלמת לחלק הזה של שרשרת האספקה.

החיבור של מערכות WMS למערכות ERP התבצע בדרך כלל על ידי ממשקים ועל ידי המרת מידע, שכן, לא תמיד המערכות טפלו באותה שפה ובאותו בסיס נתונים - במידע.

הנתונים התחילו באופן טבעי במערכת המידע המשמשת את הארגון, היא העבירה הוראות ביצוע למערכת ניהול המחסנים, זאת בתורה, ספקה את האופטימיזציה הנדרשת וביצעה פעולות שונות שבסופן העבירה חזרה את המידע בממשק חוזר ל ERP, שם נרשמו התנועות (לא כול המערכות ניהלו ומנהלים את המידע גם ב ERP), מה ERP יצאו תעודות חיוב, מכאן, גם אפשר היה להתממשק למערכות ההפצה המתפתחות.

עד כאן הכל נשמע טוב, זהו ש... לא..... כל כך.

היו וישנן בעיות, בארגונים בהם מנוהל מלאי כפול (גם ב ERP וגם ב WMS) נוצרים פערי מלאי בין המערכות, נתקלתי לא פעם במקרים בהם נדרש יותר מיום בכדי לטפל בפערים הנוצרים ביום, הכל כמובן פועל יוצא של כמות הטרנזקציות, בארגונים בהם עובדים עם שתי מערכות ומנהלים מלאי רק באחת מהן, המלאי יהיה כמובן ב WMS וכאמור, הוא לא ERP ויכולתו לתת מענה - מוגבלת למטרה לשמה הוא נוצר.

ישנן כמובן גם בעיות בממשקי העברת המידע, שלא לדבר על עלות הקמתן ותחזוקתן של ממשקים אלו, נוסף על כך, בחלק מהמערכות החלו לפתח מערכת שלישית, מערכת מתווכת שתווסת ו/או תמיר את העברת המידע - EDI (Electronic Data Interchange) - הדבר גרם/גורם להוצאה נוספת, ולשלב נוסף בתהליך, לכל שלב בעיות משלו, מומחים משלו, תקלות משלו ו... עלויות, ולא פחות מכך - תלות.

לכך הוסיפו המהדרין גם מערכת בקרה, נדרש הרי לבדוק אם כל מה שהועבר התקבל ומה שחזר נלקח, בקרה מסוג זה מבוצעת בדרך כלל בשרת FTP (File Transfer Protocol) הדבר מקובל במיוחד בארגוני TPL (Third Part Logistic) שם תעבורת הנתונים גדולה במיוחד, וכן, באופן טבעי ריבוי לקוחות גורם לכך, כי תמיד יצטרכו ליצור ממשקים נוספים ולעולם יצטרכו תחזוקה פיתוחים ורענונים נוספים.

כאמור, במערכות בהם המלאי מנוהל רק ב WMS נוצרת בעיה נוספת, מערכות WMS מנהלות ומטפלות במלאי נוכחי, הדבר אינו נותן מענה מלא לצרכים, במערכות ERP אנו נדרשים ועוברים באופן תדיר על לוג תנועות או התפתחות מלאי, או לפחות על דוחות ומלאים לתאריכים.. ועוד, ב WMS הדברים הללו אינם חלק מה DNA שלו, ואם לא משמרים את המידע במערכת שיודעת ומוכנה לתת מענה כזה, תהיה הבעיה חמורה עוד יותר ותדרוש מין הסתם פתרונות נוספים.

בארגוני TPL שם נדרש לתמחר ולחייב עבור תנועות, פעולות ואחסנה, שפרנסתם מותנית בכך, ושקיים צורך קבוע לבדוק את הרווחיות לכל לקוח באופן שוטף, היה זה אך טבעי לעבוד מול מערכת ERP, הרי שם יש את כל מה שנדרש בכדי לייצר תנועה פיננסית על תנועה לוגיסטית ולפתור חלק גדול מבעיית ה BILLING"" החיוב הנדרש, יתרה מכך, להיות מסוגלים להגן על החיוב שהוגש ללקוח בדוחות תומכים, דוחות שהם חלק ממבנה התוכנה וממאפייניה, לא אחת הם נדרשים להסביר חיוב גם חודשים לאחר שהוגש, דבר זה כאמור אינו חלק ממערכות ה WMS.

אגב, פתרון החיוב, ה "BILLING" שמיושם בדרך כלל בחברות TPL ובכאלה המחזיקות במערכות מידע וניהול נפרדות - נע בין דוחות ידניים ואיסוף מידע על גיליונות אלקטרוניים לבין פיתוח של מערכות תמחור האוספות את המידע (מתוך בסיסי הנתונים או בממשקים) ויוצרות חשבונית ממנו, חשבונית המוגשת ללקוח ואמורה לרכז את כלל הפעילות ממנה נגזרה, את החשבונות יגישו כמובן ב ERP, את המידע ישאירו כמובן על האקסלים, כך בדרך כלל נראית זרימת המידע בהם :

לכן, הדבר האולטימטיבי ובמיוחד עבור חברות TPL הוא מערכת משולבת, מערכת כזאת המטפלת מחד בכל הצרכים הלוגיסטיים המתפתחים, קריא - בניהול המלאי והתנועות ובניהול המחסנים, בהפקת דוחות שהם חלק בלתי נפרד מה די אן אי שלה, באפשרות לחבר אליה מודולים נוספים כמו הפצה, בקיצור בפלטפורמה המחזיקה את כל הקשרים בקרביה, ומאידך להשתמש בזה לתמחור ולבדיקות רווחיות, ולהציג את זה בשורות החיוב - מערכת כזאת יוצרת סנכרון בין כלל הפעולות והאחסנה לבין התמחור - שהוא לב ליבו של ארגון TPL המתפרנס מניהול מלאי ותנועות עבור אחרים, במקרה כזה תרשים זרימת המידע שלה יראה כך :

• סימן השאלה הוצב ליד ה EDI משום שרוב מערכות ה ERP מתמודדות טוב יותר עם העברה והמרת מידע והתממשקות, סביר להניח שאף לא יידרש EDIבהתנהלות מול ERP.

במערכות מידע ובתוכנות ניהול מחסנים, המושג "טוב" או "הטוב ביותר" צריך להתייחס ל"מתאים" ול "מתאים ביותר", לכזה העונה לצרכים, מערכת המידע ERP או מערכת ה WMS הם רק כלי עבודה, הם צריכים להתאים למשימה לה נועדו ובאופן היעיל והאפקטיבי ביותר, באופן העונה ביותר לצרכים, מהם הצרכים? לזה נועד האפיון.

לפתרונות המוצעים היום בשוק התוכנות, וכן לכלים בהם אפשר להשתמש נוספה יכולת אדירה ובמחיר שווה לכל נפש, היום כמעט מול כל מערכת ERP פותחה או אפשר לפתח אפליקציה המאפשרת פעילות מול בסיס הנתונים שלה, זה אומר שניתן להשתמש בכל הטוב שב ERP ולעבוד מול מסופונים בפעולות במחסנים.

ב ERP ניתן כמובן ליצור כלים מפותחים יותר וממש "לתפור חליפה" לצרכי הארגון, בכך לאפשר לו השלמה לטיפול במלאי ובתנועות המלאי, בהתאם לצרכים, והכול מול מערכת המידע שלו.

היום, כשעולם מערכות המידע והחומרה, מחזיק יכולות אדירות וזמינות כמו סמארטפונים, השימוש למשל במשלוח SMS ממערכת המידע הפך להיות הבשורה של אתמול, רוב החברות עושות בו שימוש, משלוח הודעת SMS או מייל באופן מיידי ואוטומטי, ללקוחות או לבעלי העניין, כפועל יוצא אוטומטי של תנועה נבחרת, מייעל מאוד, ומפחית את הצורך במחלקות שירות אינסופיות שלא מספיקות לענות לכל הטלפונים - כדבר שבשגרה, ובעיקר מזין את הצורך של הלקוח במידע מיידי בזמן אמת, רוב מערכות המידע כבר יודעות לעבוד מול סמארטפונים ומול מסופונים, יותר מכך, אחת מהתוכנות המובילות בשוק אף פיתחה מחולל אפליקציות לסמארטפונים, מין מחולל כזה שמשתמש חכם יכול לייצר בו אפליקציה ללא צורך בתכנות או עזרה חיצונית אלא בהכשרה בסיסית למשתמש רגיל, מתחילה לגרום לחשיבה נוספת האם להכניס לשימוש מערכת WMS נפרדת בכלל, ומה תהיה תרומתה ביחס לחסרונותיה וביחס ליכולות החסרות מול ה ERP בפרט ?

לא אטעה אם אומר שרוב המשתמשים בתוכנות ה WMS אינם באמת מנצלים את מלוא היכולות של ה WMS שלהם.

לא אחטא לאמת אם אומר שרובם משתמשים במערכת רק לאופטימיזציה בליקוט ומבצעים איתה רענונים, דברים שה ERP היום - כבר יודע לעשות.

יתרה מכך, בניהול המלאי בשתי מערכות - תמיד תהיה בעיה של פערים וניהול בשתיהן, יהיה צורך לפתח כלים ודוחות שלעולם יהיו חלק חורג וידרשו מין הסתם בכל צעד נוסף - פיתוח ואף עזרה חיצונית.

אין ספק כי העתיד טמון במערכת אחת, כזאת המשלבת את צרכי הארגון במכלול הפתרונות שלה, כזאת היכולה לתת ללקוחות שלה את חלקי הפאזל מתוכה לפי צרכיהם, ובכך לתת מענה פרוגרסיבי ובמחיר שווה נפש לכלל הצרכים המתפתחים.

כאמור, בשוק כבר ישנם מערכות ניהול מידע עם פתרונות משולבים, למערכות מידע בהן אין פתרון משולב - טוב יעשו המפתחים שלהם אם יעמידו פתרונות כאלה בתוכניות הפיתוח שלהם, ולארגונים להם אין פתרונות משולבים - אמליץ שיפה שעה אחת קודם.

אפילוג

בפרסומים מקצועיים מעין זה, חלה עלינו הכותבים אחריות לא מבוטלת, אחריותנו ללמוד, לחקור, לאסוף נתונים, להציג מספר זוויות ולנסח כתבה או מאמר המסוגל לשאת את נטל ההוכחה, הדבר נכון תמיד ובמיוחד במאמרים המתפרסמים במגזין מקצועי ו/או ברשת.

הקוראים או המלקטים מידע מהרשת מתייחסים לעיתים לכתוב כאל אמת מוחלטת ויחידה, לא תמיד כך הדבר, לא אחת מדובר רק בדעה או בזווית ראיה.

ישנם וויכוחים לגבי נושא הכתבה ומסקנותיה, וויכוחים מקצועיים, כתבה זו מסכמת את דעתי, היא התגבשה עם השנים ונשענת על הניסיון הידע והתובנות שצברתי, ניסיון שהצטבר מהנתיב בו הלכתי.

אמירתי כי "אין ספק כי העתיד טמון במערכת אחת" היא דעתי ואני עומד עליה, מין הראוי להגיד כי חולקים עלי בעניין זה,

אמירתי כי " המושג "טוב" או "הטוב ביותר" צריך להתייחס ל"מתאים" ול "מתאים ביותר", לכזה העונה לצרכים... " מחייב אתכם, אתם הבוחרים מערכת לצרכיכם, לקבל את ההחלטה הנכונה עבורכם, בכתבה זו ניסחתי את דעתי.

שעיה כליף

לשאלות, תגובות או החלפת דעות אפשר לכתוב אלי

shayakalif@gmail.com

• התמונות ממקורות חופשיים באינטרנט.