המדריך לתכנון רצף אספקה - חלק רביעי

דקה לפני שנתחיל להזמין סחורה וליצור רצף אספקה, יש דבר נוסף שהייתי רוצה לטפל בו והוא ההיבט הכספי, עלות ההזמנות ועלות יצירתן, למעשה לבצע אופטימיזציה להזמנות, הנושא נקרא "EOQ" או בשמו המלא Economic Order Quantity"" 

מדובר למעשה במודל ניהול הזמנות מלאי המחשב את הכמות האופטימאלית להזמנה בהינתן מספר הנחות ומשתנים, יש לבחון כמה פעמים עלינו לבצע הזמנה, וכמה להזמין בכדי לענות על הביקוש תוך צמצום עלויות המלאי מחד, כמו עלויות אחזקות, עלויות מחסור ועלויות הזמנה מאידך.

 אתן דוגמה: אני מכיר ארגון שבו תהליך הזמנת רכש (ייבוא) עובר מספר לא מועט של שלבים, בתהליך מעורבים (פרט לאיש הרכש) בכירים רבים, להלן התהליך שהארגון מבצע: 

• התפ"י יוצר מסד נתונים על גבי דוח אקסל, הדוח מופק פעם בשבועיים ודורש לא מעט שעות עבודה לאיסוף וחיתוך נתונים. 
• אנשי הרכש עוברים על הדוח (לפי ספקים) ומתחילים לבדוק את החוסרים הצפויים, כמו כן את ההזמנות ש"בקנה" הן מלקוחות והן את מה שבדרך, עבודה כזאת אורכת לא מעט שעות אדם ודורשת התמקדות וריכוז גבוהים, בסיומה, איש הרכש מוציא שני דוחות, האחד כ "עודפים" למנהלי המכירות (פריטים בהם היחס בין המכירות למלאי נמוך מהצפוי) והאחר כחוסרים והמלצה לרכש, ההמלצה עוברת למנהל השיווק לבדיקה.
• מנהל השיווק עובר (בזמנו החופשי) על ההמלצות, לעיתים קרובות המידע "מתיישן" ומנהל השיווק מבקש עדכונים להמלצה, ומחזיר את הדוח לרכש, כך לעיתים מזדמנות - מתנהל פינג פונג לא קטן בניהם, כשכל אחד מטפל בדוח בזמן שהתאפשר לו, בסיום (בתנאי ששוב לא התיישן המידע) איש הרכש מכין הזמנת רכש מתוקנת על פי המלצת השיווק, מעביר אותה לרשימת המאשרים. 
• המאשרים בתורם, עוברים על החומרים, מעירים, מוסיפים או גורעים ומחזירים לרכש לתיקונים, קורה ששוב המידע מתיישן, ושיש צורך לבצע תיקונים, בסיום, הזמנת הרכש עוברת למנהל הכספים לאישור, שם, התהליך בירוקרטי ומתיש לא פחות מהתהליכים הקודמים, קיימת הקפדה על כל קוצו של כל פסיק, בסיום, ההזמנה יוצאת לספק על ידי איש הרכש.
• הספק בתורו, מחזיר מידע על הפריטים ותאריכי ייצור או אספקה המשוערים ומצרף חשבונית פרופורמה לתשלום, גם אז התהליך מוקפד ומלווה במסמכים ופרטים שדורשים משאבי זמן רבים. 

אעצור כאן רק בכדי לסכם את כמות שעות האדם שהושקעו בהזמנת רכש אחת, הכל בכדי להמחיש לכם את עלות הכנת ההזמנה. 

רק חשבו כמה שעות הושקעו מהרגע הראשון ועד שהספק קיבל את ההזמנה, חשבו את עלות כל שעות העבודה של כל הגורמים המעורבים בתהליך רק בכדי להיחשף לעלותה, שם, בארגון הזה, חישבתי שעלות הכנת ההזמנה, הגיעה לכמה אלפי שקלים. 

גם אם נדמה לכם שהתהליך המתואר חריג, נסו לכמת ולחשוב על התהליך שהזמנה עוברת אצלכם, וכמה זמן אדם מושקע בה. 

מטעמים אלו נשתמש במודל ה EOQ, הרעיון במודל כאמור זה למצוא את האופטימיזציה בין כמות ההזמנות וכמות הפריטים ביחס לעלות המצטברת.

מציאת כמות ההזמנה האופטימלית 

המשתנים בהם נשתמש לחישוב הם: 

• עלות הפריט = P 
• כמות להזמנה = Q 
• כמות אופטימלית להזמנה = *Q 
• דרישה או ביקוש = D 
• עלות קבועה להזמנה = K 
• עלות אחזקת המלאי = r 
• מציאת עלות ההזמנה האופטימלית תחושב בעזרת שלוש הפונקציות הבאות: 

1. עלות הרכישה = P * D 
2. עלות ההזמנה = Q/K * D 
3. עלות אחזקת המלאי = r *Q/2 

על מנת למצוא את מינימום העלות הכוללת (TC) - נגזור לפי Q (כל שאר המשתנים ייחשבו כקבועים) ונשווה את השיפוע ל -0 

בפתרון המשוואה נקבל למעשה את הכמות האופטימלית להזמנה = *Q

להלן הנחות היסוד לחישובים: 

• הדרישה עבור המוצרים היא קבועה ויציבה 
• עלות הכנת ההזמנה אינה תלויה בכמות המוזמנת 
• אנו לא רוצים לאפשר חוסר. 

בפרקטיקה ראינו, שצריך לבצע מספר מוגדר של הזמנות שנתיות, ולקבוע את הכמות המוזמנת בכל אחת מהן, הרעיון הוא לקבל את העלות הנמוכה ביותר בתהליך (תחתית הפרבולה בחישוב).

הגענו ללב טבלאות רצף האספקה, מכאן ואילך ניישם, עכשיו אני מרגיש נוח להגיע לשלב הסיכום והעמדת טבלת עזר.  

רצף אספקה

הרעיון ביצירת רצף אספקה הוא בעצם המענה להחזקת מלאי העונה לצרכים, ובזמן שיידרש.   

יישומים ליצירת רצף אספקה 

אז מה היה לנו? 

1. מידע לניתוח נתונים שניתן לבסס לפיו את המשתנים הנדרשים. 
2. מידע בקשר למוצר, לספקים, לשרשרת האספקה (מקומית וגלובלית) 
3. מידע והחלטות לגבי תקציב הרכש וההפעלה 
4. מערכת מידע תומכת 
5. תרבות ארגונית תומכת.

היות ותוכנית יצירת רצף אספקה מתאימה לכל מי שמתכנן הצטיידות למלאי (ובוודאי גם ליישומים נוספים) אציג דוגמה המראה את המספר הגדול ביותר של האפשרויות, נעשה שימוש במירב המשתנים וננסח מענה למירב האפשרויות, אז נתחיל. 

הכנות מקדימות 

יצירת טבלת ABC לדרוג פריטים לפי חשיבותם, הדרוג ייעשה לפי מספר פרמטרים והם בין היתר יהיו: 

• דרוג כמות המופעים של הפריטים בהזמנות 
• דרוג תרומת הפריט לרווח הגולמי הכללי 
• דרוג תרומת הפריט למחזור המכירות הכללי. 
• ניתוח השפעת הפריט על מכירות פריטים אחרים (מוצר משלים, מוצרי בסיס שמחסורם יגרום לאי קניה של פריטים אחרים, פריטים המושכים קהל וכדומה..) 
• מידע לגבי זמינות הפריט אצל היצרן/ספק, ישנם פריטים בעלי תאריך אספקה ארוך יותר אצל יצרנים או ספקים ביחס למוצרים אחרים שלהם.
• מידע האם הפריט הוא B2B כלומר רכש רק כמענה להזמנה וכו.. 
• איסוף מידע לגבי כמות הפריטים שנלקחו לטובת ביצוע הרכבות ככל שהיו.
• איסוף מידע לגבי כמות ה המרות שבוצעו מהפריט ככל שהיו. 
• איסוף מידע לגבי נתוני המכר מרשתות השיווק (Sale Out) בכדי לאמוד את המצב האמיתי של מכירות המוצרים. 
• איסוף נתוני מכירה חודשיים/יומיים לפי העניין, יצירת ממוצע מכירות יומי/חודשי 
• איסוף כמות הלקוחות הרוכשים את המוצר לחודש (לקוח יכול להופיע רק פעם אחת בחודש לא משנה כמה פעמים רכש את המוצר) 
• איסוף מידע לגבי ימי האספקה של הספק, תוך כמה זמן מרגע שהפקנו הזמנה עד שמתבצעת קליטה במחסן, לפי הספק או הפריט הגדול בניהם.
• איסוף מידע עונתי/מבצעים/השקה וכו לכל פריט.

איסוף וריכוז מידע 

1. מק"ט ותיאור פריט 
2. תאריך היציאה האחרונה של הפריט, תאריך הכניסה האחרונה של הפריט 
3. הצגת ניתוח ה ABC לפריט ודרוג חשיבותו. 
4. משפחת המוצר (אם קיימת) 
5. סטטוס המוצר (אם רלוונטי) 
6. כמות המלאי הנוכחי לפריט 
7. כמות הפריטים בהזמנות הלקוח הפתוחות 
8. סה"כ הרכש הפתוח לפריט וכן כמות הפריטים הצפויה להיכנס לפי חודשים או תקופות. 

מטעמי נוחות אפצל את הטבלאות ואת דפי החישוב שישמשו אותי להצגת רצף האספקה. בטבלאות אין באמת צורך להוסיף תיאור פריט או מידע שאינו משמש לשלבי הבניים, התוספות כאן הם לצורך המחשה. 

טבלת מלאי 

באופן טבעי הטבלה תרכז את כל המלאי הנוכחי* לפי פריט: * המלאי הנוכחי יציג את המלאי כולל מלאי מלוקט ומוכן.

הזמנות לקוח פתוחות 

הטבלה תציג את כל היתרות הפתוחות לאספקה לפי פריט לפי חודשים: 

הזמנות רכש פתוחות 

חישוב ממוצעי מכירות 

• בטבלה מטה בחלקה הימני ניתן לראות את המכר החודשי וחישוב הממוצע החודשי. 
• בחלקה השמאלי של הטבלה חישבתי את ההפרשים בין החודשים העוקבים בכדי לזהות את המגמה, לאחר מכן חישבתי את ממוצע ההפרשים והוספתי אותו לממוצע הרגיל, כך ביצעתי למעשה הוספה או הפחתה לממוצע הרגיל (הממוצע התקבל על ידי חלוקה בחודשים עם ערך שונה מ 0). 

עת קבלנו ממוצע המעיד על המגמה.

לטבלה זו נוסיף את כמות הלקוחות הרוכשים, הדבר יעזור לגבש את המידע וכן את הסיכון לגבי כל פריט, כמות הלקוחות תספר לא לפי מספר הפעמים שהם רוכשים בחודש, לקוח ירשם בקניה פעם אחת בחודש בלבד. 

להלן דוגמה של מופעי הפריט לחודש, כמות הפעמים שהפריט הופיע בהזמנות הלקוח. 

נוסיף כעת את טבלאות הניפוקים להרכבות וכן להמרות מוצרים, הרי מדובר בצריכה שאינה נספרת במכר לפריט, צריכה שיש להתחשב בה בחישובי רצף האספקה, בחישוב הממוצע ניקח את כל החודשים גם אם לא היה בהם ניפוק להרכבה. 

טבלה דומה יש להוסיף גם להמרות הנלקחות מהפריט. בסיום, ניצור טבלה חדשה הכוללת עבור כל פריט את הממוצע החודשי של הצריכה ובכללה: מכר, ניפוק להרכבה והמרה, היא תראה כך: 

הסה"כ הוא הממוצע להתחשב בו והוא כולל את כלל הצריכה לפריט וכן מבט מגמתי. 

נכון לעכשיו ניתן לבנות טבלה המראה את ריכוז אוסף הנתונים ולעשות בהם שימוש. מפאת גודלה, נציג רק את "מפתחות" הטבלה, מכאן, כל אחד יוכל להוסיף בהתאם לצרכיו הן העיצוביים והן ברמת נתוני המידע לשימושו. 

הטבלה מציגה מימין לשמאל את הנתונים הבאים: 

1. מק"ט – הוא המפתח להצלבות המידע בין הטבלאות השונות. 
2. מספר הספק – מגיע לפי הפריט, וכן מביא בהצלבה את זמני האספקה של הספק, מצליב את הזמנות הרכש הפתוחות על פי ספק ומשמש ביתר קלות לסינון על פי ספק. 
3. תאריך יציאה אחרון – משמש אותנו כשדה מידע ומפשט מידע מספרי לתחושת הצריכה. 
4. תאריך כניסה אחרון – כנ"ל. 
5. פריטי עוגן ו ABC – סימון פריטים על פי פארטו, כל אחד לשימושיו, כמו כן השתמשתי כאן בכדי לציין (AAA) את חשיבות הפריט, לדוגמה, ניתוח הפריטים התורמים הכי הרבה לרווח וכן תרומת הפריטים הכי הרבה למחזור, אפשרויות נוספות הם סימון פריטים אסטרטגיים שתרומתם היא לא בהכרח במכירות אלא בהשלמת סל המכר וכו (כמו לחם חלב שמן וביצים) אלו שתשומת הלב שלנו אליהם צריכה להיות אינטנסיבית ואסור שיחסרו. 
6. שדה מלאי נוכחי – השדה מציג את כל המלאי גם אם הוא מכור או משוריין.
7. הזמנות לקוח פתוחות – סה"כ ההזמנות הפתוחות לפריט ללא קשר לתאריכי האספקה שלהם. 
8. הזמנות רכש פתוחות – כנ"ל. 
9. ממוצע רוכשים לחודש לפריט – מספק מידע בקשר לנדרשות הפריט ולהיותו פריט אסטרטגי או/ו את הסיכון בהזמנה או אחזקת מלאי ממנו.
10. כמות מופעים ממוצעת לחודש – מעיד על כמה הפריט אטרקטיבי או חשוב.
11. ממוצע משוקלל מגמתי של הפריט – זהו למעשה הנתון המבסס את החישובים קדימה. 
12. חודשי מלאי נוכחי ורכש פתוח – מסכם כמה חודשי מלאי יש לפריט יחד עם הזמנות הרכש הפתוחות,  הדבר מספק מענה למספר חודשי המלאי הנדרשים או המתוכננים לספק או לארגון. 
13. בשדות "מלאי צפוי (לפי חודש)" למעשה אנו מחשבים את המלאי הצפוי בסוף כל חודש, החישוב מתבצע בעזרת נוסחאות שיפורטו בהמשך. 
14. שדה "ימי אספקה ספק" הינו שדה מידע העוזר לקבוע את מועד ההזמנה ומשמש למעשה כקו נקודת ההזמנה הנמוך ביותר. 
15. שדה "ימי מלאי להזמנה" הינו שדה שנקבע על פי מדיניות הארגון ואמור לשקף את המלאי להצטיידות, ניתן לקבוע אותו עבור כל פריט או ספק הגדול מבניהם. 
16. שדה "המלצה להזמנה" הינו שדה המכיל חישוב וקובע אם נדרש להזמין וכמה. 
17. שדה "תאריך הצטיידות" הוא שדה המחשב את התאריך האחרון להזמנה על פי הנתונים הקיימים, ראו את הנוסחאות בהמשך. 

נוסחאות 

כל הנוסחאות יכתבו על פי נוסחאות אקסל. 

פריטי עוגן ו AAA 

בכדי למצוא פריטי עוגן אני בעצם מבצע בשני מישורים שונים, האחד הוא לפי פארטו[1] והשני על ידי מומחים[2] 

1. בעיקרון פארטו אני למעשה בודק את כמות המופעים של הפריטים בהזמנות לאורך הזמן הנמדד וקובע את הדרוג שלהם, הדבר משתנה ונדרש לבצע אותו אחת לתקופה בהתאמה לענף ולעונה. 
2. לגבי "מומחים" אני דואג לקיים פורומים שונים עם אנשי המקצוע, בוחן איתם את המוצרים ומסמן יחד איתם את אלו שחשיבותם אינה בהכרח בכמות או בסכום המכירה שלהם אלה שהשפעתם על מוצרים אחרים היא גדולה, לדוגמה, אי אפשר למכור חומר בסיס ללא זרז ייבוש למשל, או חסרון בשמן וביצים יגרום לכך שלא ימכרו מוצרים אחרים או שהלקוח ילך לספק אחר. 

להלן דוגמאות לניתוח פארטו ולקביעת מוצרי AAA:

1. חישוב ממוצעי מכר לתקופה לפריט ודירוגם.
2. חישוב ממוצע ההכנסה מהפריט לחודש למספר חודשים ודרוגם. 
3. חישוב הרווחיות המגיעה מהפריטים ודירוגם. 
4. חישוב AAA לפי הכפלת ממוצעי ההכנסה בממוצעי הרווחיות, סימון קו המינימום וקביעתם כמוצרי AAA או VIP וכדומה. 

מוצרים עונתיים 

בטבלה שיצרנו בפרק ג' הראינו דוגמה לשימוש בטבלת עונתיות

הרעיון בנוסחה הוא שאם הפריט מסומן כעונתי, ותקופת הזמן תואמת לעונה, ממוצע הצריכה יוכפל במקדם במקרה של גריעה מהמלאי ואם נוסיף את זמן האספקה אז יוזמן במקדם העונתי בכדי לענות על הביקוש, ראו דוגמה לחישוב לפי נוסחאות האקסל: 

הנוסחאות החשובות נמצאות כמובן בעמודות E ו F והם למעשה אומרת כך: עבור עמודה E בתאים 4 ועד 13 

נקבע תנאי האומר: 

מצא עבור קוד העונה בעמודה B אם הוא קיים בטבלה למטה, במידה וכן אז בדוק האם התאריך הנוכחי (2B) נמצא בתחום תאריכי העונה, אם כן הכפל את הממוצע במקדם העונה, הדבר יביא לכך שהממוצע שיגרע כל חודש מהמלאי יהיה ממוצע עונתי. 

עבור עמודה F בתאים 4 ועד 13 

נקבע תנאי האומר: 

מצא עבור קוד העונה בעמודה B אם הוא קיים בטבלה למטה, במידה וכן אז בדוק האם התאריך הנוכחי (2B) + זמן האספקה מהספק נמצא בתחום תאריכי העונה, אם כן הכפל את הממוצע במקדם העונה, הדבר יביא לכך שהממוצע שעל פיו יוזמנו כמויות המוצר יהיו בהתאם לממוצע העונתי, כך שיגיע מלאי בהתאם להערכה העונתית. 

להלן הפונקציה באקסל, היא תואמת בשינוי של עם או בלי תא 4D ומסומן במרקר:

 =IFNA(IF(AND(INDEX($A$17:$D$19,MATCH(B4,$A$17:$A$19,0),2)<=($B$2+D4),INDEX($A$17:$D$19,MATCH(B4,$A$17:$A$19,0),3)>=($B$2+D4)),INDEX($A$17:$D$19,MATCH(B4,$A$17:$A$19,0),4)*C4,C4),C4) 

וכעת הגענו לליבת המדריך, תצוגת הערכת המלאי בסוף כל חודש נתון. 

להלן טבלת הצפי: 

כמובן ש.. 

ניתן לייצר מיידעים נוספים לפי הענף והצורך, כמו נקודת הזמנה, תאריך הזמנה, ועוד על ידי ביצוע מניפולציות מתמטיות. 

הנוסחאות לחישוב שדות המלאי הצפוי הם להלן: 

מלאי צפוי לחודש 7 – יחשב את המלאי הנוכחי, מינוס ההזמנות האמורות להיות מסופקות (או לחילופין את ממוצע הצריכה על פי העניין) פלוס הרכש שאמור להיכנס, הכל תחת ההסתיגויות הבאות: 

• הצפי לא יכול להיות שלילי 
• אם המלאי הקיים פלוס הכניסה למלאי אינה מספקת את ההזמנה, ומנהלים יתרות הזמנה, אז צריך להעביר את יתרתה להורדה מהיתרה החיובית הבאה במלאי. 

מלאי צפוי לחודש 8 והלאה – הכל דומה למעט מלאי נוכחי, אותו תחליף היתרה מחודש קודם. 

להלן הנוסחא לפי אקסל לחודש 8 

=IF((AA23+IFNA(VLOOKUP($A23,'רכש פתוח'!$A$2:$C$1039,3,0),0)-$Y23)<0,0,(AA23+IFNA(VLOOKUP($A23,'רכש פתוח'!$A$2:$C$1039,3,0),0)-$Y23))

המרקר הצהוב מסמן שהמלאי שנכנס יילקח מטבלת הרכש על פי פונקציית ה VLOOKUP שדה 23$A הוא המק"ט, שדה 23AA הוא יתרת המלאי מחודש קודם, שדה  $Y23הוא הממוצע על פיו מחשבים. 

את תאריך ההצטיידות אגב, ניתן לחשב לפי הפונקציה הבאה: =IFNA(IF((Z23*30+TODAY()-AG23)<=TODAY(),"הזמן מייד",Z23*30+TODAY()-AG23),"דורש בדיקה") 

כששדה 23Z הוא "חודשי מלאי נוכחי ורכש, שילוב הפונקציה של התאריך הנוכחי, 23AG הוא שדה המציג את ימי האספקה של הספק (ספק או פריט הגדול בניהם). 

לטבלת האקסל כפי שניתן לראות הוספתי עיצוב מותנה, צבע אדום כשהשדה שווה ל 0. 

נראה כי אפשר מכאן ואילך להציג טבלאות המראות את מצב המלאי בכל חודש קדימה, לבצע מניפולציות ופונקציות מתאימות ולקבל תמונה אמינה וקרובה מאוד של צפי המלאי, כך חברים, אפשר לצפות חוסרים או עודפים, כך למעשה אפשר ליצור רצף אספקה. 

דוח כזה הטמעתי בתוך מערכת המידע של הארגון, בכך תרמתי להסרת הערפל באשר למצב המלאי הצפוי, בכך העמדתי כלי עבודה טוב לאנשי הרכש. 

נשמח לענות לשאלות או לעזור בהטמעת מודל כזה במערכות המידע בהצלחה

שעיה כליף וגלית אנגלברג 

[1] עקרון פארטו – כלל שנוסח על ידי וילפרדו פארטו, וגורס כי בתופעות רבות 80% מהפעילות מקורם ב-20% מהגורמים הפעילים, הכלל גמיש ונדרשת התאמה לצרכים שלכם.   

[2] "מומחים" מדובר באנשי המקצוע, כאלה המעודכנים במגמות, היודעים לאתר את פריטי ה "לחם והחלב" במוצרים ומכירים את סל המוצרים והשפעת החסר של פריט על הכלל.