המדריך לתכנון רצף אספקה - חלק ראשון

עם הזמן, נוכחתי לדעת כי כל כתבה או מאמר שלי בנושא, זכה לאינספור חשיפות. שיעורים שהעברתי בנושא, זכו באורך פלא לערנות קבועה, להשתתפות פעילה ולשאלות רבות. הדבר גרם לי להבין שהנושא בוער, שהמידע נדרש, שיש כאן כנראה פערים.. אז החלטתי להחזיר קצת לאינטרנט (אני לא מפסיק לקחת משם) ולתרום את חלקי בנושא, וכך התחלתי לאסוף מכל הפיתוחים והאפיונים שביצעתי, הזעקתי את מי שאני מעריך מאוד את כישוריה ודעתה, את גלית אנגלברג, ויצאנו לדרך, להלן המדריך. מפאת אורכו – חילקנו אותו למספר חלקים.

המדריך כאמור, נכתב יחד עם גלית אנגלברג.

חלק ראשון 

שמירה על רציפות אספקה  או ... חיזוי, עיתוד, מלאי בטחון או נקודת הזמנה..  הרבה שמות לצורך אחד בלבד, שיהיה לנו מלאי בזמן ובכמות (ובאיכות) שנצטרך.. או הכי קרוב לזה.   

אני רוצה לייצר כאן מושג חדש בתחום, אקרא לו SCP והוא למעשה " Supply Continuity Planning" 

הרצון לחזות או לנבא את העתיד הוא עתיק ונמצא בלא מעט מקומות במקורות, מאז ומעולם הייתה לאדם שאיפה לנסות ולחזות את העתיד, או לפחות את הבאות, מי לא היה רוצה הזדמנות לתקן מהלך או לפחות לחזות את המספרים הבאים בלוטו. 

הדבר יהיה מין הסתם קצת יותר פשוט בניסיון חיזוי של הצריכה או הדרישות, ובטח לא נצטרך כדור בדולח או לחשי קסם (לא יזיק אם יהיה אבל לא בטוח שיעזור). 

השאיפה של כל עסק מסחרי המתפרנס מקניה ומכירה, זה לחזות את הצריכה, ומולה להעמיד מלאי המתאים ככל האפשר לדרישה (Just In Time) ולמה ככל האפשר ? כי המציאות נזילה ונתונה לשינויים והפתעות, וכי לא תמיד ניתן לייצר או לרכוש כמות חלקית או כמות קטנה המתאימה לדרישה, ולעיתים הכמות המינימלית המותרת לקניה או לייצור (MOQ) היא יותר ממה שאנו צריכים, או שיכולת וזמן הייצור אינו עונה ללוחות הזמנים הנדרשים, הלו לשם כך נועד המחסן (לספוג את הפערים ולאזן בין הייצור/רכש לצריכה). כתבה זו לא נועדה במקור ללמד לבצע חיזוי, אלא ללמד כללים ולתת כלים בכדי לאפשר "רציפות אספקה", התוצאה אולי תהיה זהה, אבל הכלים והדרך נועדו להעמיד את המלאי סמוך ביותר לדרישה, הכל באופן אפקטיבי (כזה המשיג את המטרות) ויעיל ככל שניתן, תוצאתה תהיה שמירה על רציפות המלאי. 

לצורך כך נצטרך להעמיד את המשאבים המתאימים, את הידע המקצועי בכל מקום בו ימצא בתוך ומחוץ לארגון, ונבנה לצורך כך את התהליכים ואת היישומים המתאימים. 

כללי – מבוא לכלי התכנון   

חשיבות רציפות האספקה 

ארגונים משקיעים לא מעט בקידום מוצריהם, מחקרים מראים שההשקעה בקידום מוצרים יכולה לנוע בטווח שבין 10% ל 20% למוצר חדש בעסק חדש, ו 5% ל 10% לעסק וותיק מההכנסה הצפויה בפרק זמן מוגדר, הדבר רק ממחיש את ההשקעה האדירה שיש למוצר ולעסק, ואת חשיבות הרציפות במילוי הדרישה לאספקתו. 

חישבו על לקוח שמגיע לרכוש מוצר ו ...אין לתת לו, חסר, זו בדיוק ההזדמנות לה מצפים המתחרים, לכן עלות החסר - גדולה ככל שתהיה – נזקיה גדולים יותר עוד יותר מאובדן ההזמנה, בכל פעם שבו המוצר יידרש ולא יהיה זמין – פרושו נזק כבד להכנסה המתמשכת, ולא רק זאת, חוסר המלאי גורם לאובדן אמון הלקוחות, ולא פחות מכך, גם באמון עובדי הארגון במנהליו. 

כל חסר באספקה יגרום גם לבזבוז זמן, זמן ללקוח וזמן לארגון, לכל רוחבו, החל מאנשי המכירות והשירות וכלה בעובדי ומנהלי המלאי, הם ינסו לברר, לבדוק, לפעול להשגתו וכדומה – בקיצור – זמן, וזמן עולה יותר מכסף. לכן, יצירת רציפות אספקה למוצרים, יספק לא רק הכנסה יציבה, אלא ולא פחות חשוב, בטחון, אמון ויציבות. 

הכרות עם השוק והמגמות 

ככלל, אני מטיף למקצוענות ומקצועיות, לטעמי, איש מקצוע חייב להכיר את המוצרים שלו, ולא דיי בכך, הוא צריך להכיר את הענף שבו הוא פועל, להכיר את המגמות, החדשנות, את השחקנים הפועלים בו ועוד, ואני מגדיר כ "איש מקצוע" את כל מי שפועל בענף, החל ממנהלי הארגון דרך הפקידות, השירות, ועובדי המחסנים והאחזקה. 

לטעמי – גם המרכזן/מרכזנית שעונים לטלפונים... מקדמים את ענייני הארגון ובכך אף משפיעים על החלטות הלקוח. זכורים לי לא מעט מקרים בהם עובדים ואנשי מכירות ביקשו לצאת לתערוכות בחו"ל, אבל לא טורחים כלל להגיע לתערוכות בארץ. 

המקצועיות בראש ובראשונה צריכה להיות חלק מתיק הכלים למנהלי ואנשי המכירות, הם צריכים לשלוט לא רק במפרטים, אלא גם בזמינות המלאים. תמו הימים בהם איש מכירות היה מוכר קשר, תקשורת או אוויר, הדרישה היום לפתרונות מקצועיים מכתיבה את אופן בחירת אנשי המכירות, ומכתיבה למעשה את התפקיד. 

מקצועיות היא גם אופן הסנכרון והסינרגיה בין המחלקות והגורמים השונים בארגון, מידע זמין שזורם מקצה לקצה הוא קריטי להצלחה, בטח ובטח מידע אמין, ישיבות בין רכש/לוגיסטיקה/שיווק ומכירות היא כורח המציאות, מידע על מבצעים, מידע על קבלות והגעות סחורה, מידע על טיב ואיכות המוצר שמגיע, כמויות, עודפים או חסר – הם נושאים לדיון שגרתי שוטף וקבוע בין הגורמים בארגון, אי אפשר יהיה לנהל רציפות אספקה מבלי להבין את חשיבות הנושאים ולפעול במשותף בהתאם. 

לא מעט ארגונים מבצעים היום הערכות והיערכות עם מידע מלקוחותיהם (קהילות בשרשרת האספקה) ומקיימים פרוצדורות של הערכת הדרישה (S&OP Sales and Operation Planning) ובכך מצמצמים את תחום אי הבהירות, כך גם מייצרים מעין התחייבות לרכישה מצד אחד, ומחויבות לחשיבה תכנונית מצד (הלקוח) שני. 

בעיות ההובלה וההפצה המקומית והבינלאומית 

אם למדנו משהו מתקופת נגיף הקורונה - הרי שלמדנו שהכל נזיל, מחסור בחומרי גלם, מחסור בסחורה, מחסור אפילו במכולות ריקות, מחסור באוניות מטען ועוד .. גרמו למחסור במלאי ובאספקה, בכך גרמו לעליית מחירים, גרמו לחוסר בטחון ואמון, גם אם זמני, גם אם התירוץ היה טוב. 

מחירי הובלה שהוכפלו בכמעט פי 10, בעיות שרשרת האספקה בכלל, גרמו מצד אחד לבעיות שאת השלכותיהן עוד לא סיימנו לספור או לספוג, ומצד שני תרם לחשיבה, הזדמנויות ואף להיערכות והתייעלות באופן שונה, הלוגיסטיקה - צריכה בהכרח להיות חכמה ויעילה יותר. 

תקופה זו יצרה משבר גם בקווי האספקה היבשתיים, מצב הכבישים ועומסי התנועה שהואצו כתוצאה ישירה מחששות הדבקות בנגיף – גרמו לשינויי היערכות בכלל שרשרות האספקה ודרשו חשיבה מחודשת, הן על ידי הקמת מחסנים קדמיים קרובים יותר לנקודת הצריכה, והן באספקה בשעות הלילה ובפתרונות יצירתיים נוספים, לעניינינו – אנו נדרשים לנהל רציפות אספקה בריבוי מקורות או מחסנים, גלובלי ומקומי, עם מקורות הצטיידות רבים וביצוע פעולות משולבות רבות. 

ניהול מלאי ומידע על המלאי 

אין אף פעם דיי בניהול המלאי וניהול המידע בקשר למלאי, חשיבותם קריטית להתנהלות ארגון, כל ארגון (כמובן כזה המתפרנס ממכירות סחורה או המשתמש בחומרי גלם). 

המידע נדרש לא רק לצורך היומי הסיזיפי של "יש או אין", בעולמות המידע והשימוש בו ליישומים שונים ובמיוחד כאלה הקריטיים להישרדות הארגון – ללא המידע אין זכות קיום לתהליכים. 

עולם שרשרת האספקה בכלל והלוגיסטיקה בפרט – נשען על שימוש במידע ובאנליזות שונות שלו, החל מצֶבֶר הנפח לאריזות בכדי למלא מכולה, בואך משקלים המתאימים לרכב ההובלה או ההפצה המתאים, וכלה בתאריכי התפוגה ועוד, וטרם נגענו בתחזוקת עלויות המוצר, ספקים וכו.. איסוף המידע לכל פריט ופריט, תחזוקת המידע והעמדתו ליישומים שונים תהיה אם כך, מקפצה לכל תהליך או שימוש בכל אחד מתחומי התמיכה במערכות הפעילות בארגון, ניהול תהליכי הכניסה והיציאה (למלאי) באופן מבוקר ואיכותי ישמש מספר מערכות, בניהם השיווק והמכירות, הנהלת החשבונות, הלוגיסטיקה בכללותה וכן ובוודאי - כלל שרשרת האספקה. 

נדבך חשוב מאוד לענייננו יהיה ערך המלאי, וערך המלאי נקבע כידוע ממידע כמו כמות, איכות, עלות והשבחה של כל פריט במלאי. כך גם ניתן יהיה לקבוע את מדיניות הארגון בקשר לערך המלאי, ערך זה יהיה אחד המשתנים והמדדים בהם נשתמש בהמשך, ובכדי להגיע לתוצאות איכותיות – נדרש להחזיק ולתחזק את המידע באופן שוטף ויציב. 

המידע הארגוני אגב, שייך לארגון ולא לעובדים, אלו בשנים האחרונות חסרים ואף מתחלפים תדיר, במקום שלא ישכילו לאגור את המידע והידע, הוא יעלם או יתפוגג יחד עם המחזיקים בו. 

עלות חסר או עודף מלאי, הם תחום ידע הנשען בעיקר על המידע, עלותם תהיה תמיד גדולה יותר ממה שהעין רואה, עלות חסר כאמור, היא לא רק אובדן ההכנסה הישירה, עלות החסר היא גם איבוד לקוחות, איבוד רצף ההתרשמות של הלקוחות ובכך חשיפתם למוצרים מתחרים, עלות החסר היא כאמור גם איבוד אמון, הן פנים ארגוני והן חיצוני. 

עלות עודף היא למשל מלבד עלויות המימון והפחת, גם עלות האחסנה, עלות אובדן אלמנט ההתחדשות, ובכך התרכזות במלאי הקיים, כמובן שסיכון לגבי תפוגת המוצר (לקוחות נוטים לא לרכוש מוצרים עם יתרת תאריכים קצרה יותר) וכדומה. 

השאיפה התמידית לארגונים היא לא רק להחזיק רמת שירות גבוהה בקשר למלאי, אלא גם להחזיק את הפריטים שנדרשים בפועל - או שתדירות הדרישה לגביהם גבוהה (ABC) לשם כך נהוג לבנות "קולקציית" מלאי ולתחזק אותה, לקולקציית מלאי ישנם או צריכים להיות כללים ותקצוב, בדרך כלל הקולקציה תוגדר על פי משאבי הארגון (תקציב ומקום) היא תוגבל בדרך כלל בכמות, ותוגדר רשימת מלאי קולקציה, רצוי שבכל הכנסת מוצר חדש/נוסף לקולקציה (כל עוד לא השתנו או גדלו המשאבים) להוציא מוצר אחר מהרשימה, קולקציה כשמה - היא רשימה מוגבלת.

עד כאן החלק הראשון של מדריך ה SCP (Supply Continuity Planing)

בחלק השני נצלול לתוכנית..